Apa itu Purchase Order
Definisi dari istilah Purchase Order (PO) atau pesanan pembelian merujuk pada sebuah dokumen yang disusun oleh pihak pembeli (perusahaan). Di mana dokumen tersebut berfungsi untuk memperlihatkan secara detail, seluruh data barang yang akan dibeli dari penjual (produsen).
Dokumen pesanan pembelian biasanya juga dapat berupa kontrak tertulis, terkait kesepakatan antara pembeli dan penjual dalam proses pengadaan barang.
Adapun isi dari struk Purchase Order (PO), biasanya tercantum sejumlah informasi terkait identitas pembeli hingga total keseluruhan harga barang, berikut detailnya:
- Nama perusahaan pembeli dan penjual
- Alamat pembeli dan penjual
- Nomor telepon, alamat email, dan info lain yang dibutuhkan
- Alamat pengiriman barang/jasa yang dipesan
- Keterangan batas waktu pengiriman barang/jasa
- Alamat penagihan dan pengiriman invoice
- Nama, jenis, dan detail produk yang dipesan
- Jumlah, harga satuan, dan harga total barang/jasa yang dibeli
- Syarat dan ketentuan pembelian yang sudah disepakati kedua belah pihak
Untuk alur pengadaan pesanan pembelian, umumnya terbagi menjadi 9 tahapan, di antaranya:
- Perilisan Daftar Permintaan Barang
- Pemilihan Supplier
- Pengajuan Daftar Penawaran Harga
- Penyeleksian Supplier
- Penerbitan Dokumen Purchase Order
- Peninjauan Pesanan Oleh Supplier
- Penyetujuan Pesanan Oleh Supplier
- Pemenuhan Pesanan & Pengiriman Invoice
- Pembayaran Oleh Pihak Pembeli
Manfaat Purchase Order Bagi Perusahaan
Secara umum, penyusunan dokumen Purchase Order (PO) dapat mencegah terjadinya kesalahan pemesanan dari pihak pembeli, ataupun kekeliruan pemenuhan barang yang diajukan oleh pemasok.
Meski begitu, dengan adanya dokumen pesanan pembelian ternyata juga memberikan manfaat lainnya baik dari segi pencatatan anggaran hingga pengelolaan inventaris perusahaan.
Berikut ini sejumlah manfaat yang diperoleh perusahaan dari penyusunan dokumen pesanan pembelian.
1. Perusahaan Memeroleh Harga Terbaik
Umumnya, proses pengajuan dokumen pesanan pembelian dikirim kepada sejumlah supplier, demi mencapai target harga terbaik perusahaan.
Apabila sudah menemukan pemasok dengan spesifikasi harga dan ketersediaan barang yang sesuai, maka perusahaan akan melakukan kesepakatan. Hal ini tentunya akan menguntungkan perusahaan, karena dapat meminimalisir pengeluaran anggaran untuk proses pengadaan barang.
Cara lain yang bisa dilakukan perusahaan, ialah melakukan negosiasi harga dengan pemasok hingga tercapainya kesepakatan bersama.
2. Ketersediaan Barang Lebih Terjamin
Sistem dari Purchase Order (PO) bisa dikatakan seperti booking. Di saat kedua belah pihak sepakat untuk saling bertransaksi melalui pengesahan dokumen pesanan pembelian yang dibuat.
Maka, seluruh barang pembeli yang terdaftar pada dokumen akan terjamin ketersediaannya oleh penjual.
3. Pencatatan Inventaris dan Arus Kas Perusahaan Lebih Mudah
Transparansi data yang tercantum pada dokumen pesanan pembelian seperti total biaya dan keseluruhan daftar barang sudah terjamin.
Alhasil, perusahaan akan lebih mudah memetakan kedua data tersebut sesuai aspek masing-masing. Maka dari itu, proses pencatatan arus kas serta pengelolaan inventaris perusahaan dapat berjalan lebih mudah, akurat, dan optimal melalui penyusunan dokumen pesanan pembelian.
4. Perlindungan Hukum dalam Proses Transaksi
Dokumen Purchase Order (PO) merupakan lampiran kerja sama yang harus disepakati oleh kedua belah pihak, yakni pembeli ataupun pemasok.
Maka dari itu, dalam dokumen pesanan pembelian harus mencantumkan hak dan kewajiban dari masing-masing pihak. Sehingga, proses kerja sama akan berlangsung dengan lancar.
Atas pemenuhan hak dan kewajiban inilah, melahirkan perlindungan hukum untuk dokumen kerja sama ini. Adanya perlindungan hukum dimaksudkan untuk mengantisipasi terjadinya hal-hal di luar kesepakatan yang bersifat merugikan.
Hal-hal tersebut dapat berupa kenaikan harga barang tanpa alasan yang jelas oleh pemasok, pelepasan tanggung jawab pembayaran oleh pihak pembeli, dan lain sebagainya.
5. Pengamatan Kinerja Supplier Terbaik
Kegiatan kerja sama antara pembeli dan pemasok dalam aktivitas pengadaan barang tentu tidak akan berjalan sekali saja, kecuali jika terjadi ketidaksesuaian kesepakatan pada proses sebelumnya.
Melalui dokumen pemesanan pembelian, perusahaan secara tidak langsung dapat memantau kualitas atau kinerja pelayanan pihak pemasok. Apabila pelayanan supplier dinilai baik, maka perusahaan dapat memilih pemasok tersebut untuk dijadikan langganan atau bahkan mitra usaha.
Alhasil, perusahaan tidak perlu repot lagi melakukan penawaran harga hingga membangun kesepakatan baru, dalam proses pengadaan barang di periode selanjutnya.
Pengoptimalan Pengadaan Barang Melalui Software Purchase Order
Seiring perkembangan bisnis suatu perusahaan, maka semakin tinggi juga kebutuhan pengadaan bahan dalam memenuhi permintaan konsumen luas.
Tentunya hal tersebut menjadi tantangan tersendiri bagi perusahaan. Maka dari itu, perusahaan harus melakukan optimalisasi proses pengadaan barang.
Salah satu upaya yang dapat dilakukan perusahaan dalam mengoptimalkan proses pengadaan barang, ialah dengan beralih menggunakan teknologi Software Purchase Order (PO) termutakhir.
Penyedia layanan sistem ERP Indonesia RedERP dapat menjadi referensi pertama bagi perusahaan, yang ingin beralih memanfaatkan sistem pengadaan barang terbaru.
Dengan menggunakan ragam fitur suportif dan multifungsi dalam ERP Software RedERP. Perusahaan dapat menjalankan berbagai kegiatan pengadaan barang secara mudah dengan hasil yang optimal.
Mulai dari pembuatan dokumen pesanan pembelian, tanda tangan penerimaan barang, hingga pengajuan bahan saat stok habis. Seluruhnya dapat dikelola secara praktis melalui satu perangkat lunak, yang sudah terintegrasi dengan berbagai fitur.
Bahkan mayoritas fitur yang ada telah diotomatisasi. Sehingga dapat meningkatkan efisiensi serta memaksimalkan hasil akhir pengadaan barang perusahaan, termasuk pembuatan dokumen pesanan pembelian.
Open Disqus Close Disqus